Hoe ik AI werk geef met een eindstreep

De partner met een plan

Bij complexe projecten voor kleine bedrijven moet jij alle touwtjes in handen houden. Maar de op maat gemaakte AI van Aquarius blijft aan het werk terwijl jij weg bent. Hier is hoe het werkt, en ik zal mijn eigen project gebruiken om het je te laten zien.

In de vorige Second Brain-post had Zachary het over het Playbook, de levende kaart die Aqua bijhoudt van hoe jouw bedrijf draait. Die kaart is op zichzelf al de moeite waard. Maar hij bewijst pas echt zijn waarde op het moment dat je Aqua er iets mee laat doen.

Ik ga je laten zien hoe ik het gebruik, met een echt project van mijzelf, omdat ik liever zelf het spits afbijt dan het aan jou te vragen. Ik run Aquarius en ik ben ook eigenaar van een klein bedrijf, en dat is waar het hele product uit is ontstaan. De voorbeelden hier zijn dus van mij.

Wat een Project eigenlijk is

Een Project is elk stuk werk dat uit meer dan één stap bestaat en een eindstreep heeft. Geen enkelvoudig antwoord, geen snelle zoekopdracht, dat doet Aqua gewoon. Een Project is iets waar je steeds op terugkomt: de leveranciersvergelijking, de sollicitatieronde, de lanceringschecklist, de subsidieaanvraag. Werk dat stilvalt, niet omdat het moeilijk is, maar omdat het in je hoofd houden van alle onderdelen een baan op zich is, en je hebt al een baan.

Je beschrijft het gewenste resultaat in gewone woorden. Aqua zet die intentie om in een plan, laat het aan je zien en begint pas te werken als jij er tevreden mee bent. Voor zwaardere klussen zal Aqua het meest gespecialiseerde bemanningslid aanbevelen en de taak delegeren (meer daarover in een latere post). Vanaf daar voeren Aqua en de bemanning het project uit tot het klaar is, waarbij ze de stappen doen die jou niet nodig hebben en overleggen bij de stappen waarbij dat wel zo is.

Hoe ik het vorige maand gebruikte

Ik moest een jaar aan visiedocumenten, investeerderspitches, technische documenten en merkstrategie samenvoegen op één enkele pagina als naslagwerk. De oude versie hiervan betekent wekenlang half afgewerkte tabbladen open hebben staan, of een boekhouder honderden dollars per uur betalen. Hier is hoe het in plaats daarvan ging.

1. Ik beschreef de eindstreep. Niet de stappen, alleen wat ik uiteindelijk in handen wilde hebben, en voor wie het was: “Eén enkele pagina voor alle bedrijfsdocumentatie van Aquarius waar teamleden toegang toe hebben voor toekomstig gebruik.”
2. Aqua stelde het plan op. Fases, taken en de momenten waarop het een beslissing van mij nodig had. Terwijl we samenwerkten, werd het plan automatisch bijgewerkt met nieuwe behoeften en doelen.
3. Aqua voerde het uit. Het organiseren van de gedeelde schijf gebeurde vanzelf. De deelbare webpagina werd opgesteld. Als Aqua mijn input nodig had voor een specifieke stap, kreeg ik een melding zodat ik deze kon invoeren op de Project-kaart.
4. Ik keurde de onderdelen goed die de deur uit gingen. Alles wat intern was, deed het gewoon. Alles wat iemand anders raakte, wachtte op mijn ja. Toen het tijd was om te delen, kon ik ons team toevoegen aan de op maat gemaakte site.

Met Aqua weet ik dat ik een vertrouwde zakenpartner heb die het zelfstandig kan bijbenen. Het hele project zat tussen de sessies door niet in mijn hoofd. Ik kon de laptop dichtklappen en het plan was er nog steeds, nog steeds in beweging voor de onderdelen die mij niet nodig hadden, en nog steeds wachtend op de onderdelen waarbij dat wel zo was.

“Ik stopte met het zijn van de programmamanager van mijn eigen to-do lijst. Dat is de hele baan waarvan ik niet wist dat ik hem deed.”

Delegeer echt werk

Een Project kan echt werk in de echte wereld inhouden, en dezelfde vaste regel uit de eerste post is zonder uitzondering van toepassing. Aqua leest, stelt op en doet vrijuit onderzoek. Er gaat niets naar een ander persoon, geen e-mail, geen formulier, geen boeking, totdat jij het goedkeurt. Daarna kunnen echte mensen via e-mail op Aqua reageren, en documenten, facturen of bonnen uploaden die Aqua kan lezen. Aqua zal je Project-kaart bijwerken met het echte antwoord en je kunt de ondersteunende documenten bekijken ter verificatie.

Intelligentie voor jouw bedrijf

Het Playbook is de reden waarom een Project niet vanaf nul begint. Omdat Aqua al weet hoe je schrijft, wie je mensen zijn en hoe je te werk gaat, lijkt het plan dat het opstelt op jouw plan. Het Playbook wijst Aqua de weg. Het Project is Aqua die de reis samen met jou maakt.

Dat zijn er twee van de drie. Vervolgens laten we je Connectors zien, hoe Aqua de tools bereikt die je al gebruikt, zodat dit alles gebeurt op de plek waar jouw bedrijf al leeft.

---

Volgende in de reeks Deel 3 — Connectors: hoe Aqua inplugt op de tools waar je al op draait.

Aquarius · peopleaquarius.com