Cách tôi giao việc cho AI với một vạch đích

Người cộng sự có kế hoạch

Các dự án doanh nghiệp nhỏ phức tạp đòi hỏi bạn phải nắm giữ mọi mảnh ghép. Nhưng AI tùy chỉnh từ Aquarius vẫn tiếp tục làm việc ngay cả khi bạn vắng mặt. Dưới đây là cách nó hoạt động, và tôi sẽ dùng chính dự án của mình để cho bạn thấy.

Trong bài viết trước về Second Brain, Zachary đã nói về Playbook, một bản đồ sống động mà Aqua lưu giữ về cách doanh nghiệp của bạn vận hành. Bản thân bản đồ đó đã rất có giá trị. Nhưng nó thực sự phát huy tác dụng ngay khi bạn giao cho Aqua một việc gì đó để làm với nó.

Tôi sẽ cho bạn thấy cách tôi sử dụng nó, với một dự án thực tế của tôi, vì tôi muốn mình là người thử trước thay vì yêu cầu bạn làm điều đó. Tôi điều hành Aquarius, và tôi cũng là một chủ doanh nghiệp nhỏ, đó là nguồn gốc ra đời của toàn bộ sản phẩm này. Vì vậy, các ví dụ ở đây là của chính tôi.

Thực chất một Dự án là gì

Một Dự án là bất kỳ công việc nào có nhiều hơn một bước và có đích đến. Không phải là một câu trả lời đơn lẻ, không phải là một lần tra cứu nhanh, những việc đó Aqua chỉ cần làm ngay. Một Dự án là thứ mà bạn phải liên tục quay lại: bảng so sánh nhà cung cấp, đợt tuyển dụng, danh sách kiểm tra ra mắt, đơn xin tài trợ. Những công việc bị đình trệ không phải vì chúng khó, mà vì việc phải ghi nhớ tất cả các mảnh ghép trong đầu đã là một công việc rồi, trong khi bạn thì đã có sẵn một công việc.

Bạn mô tả kết quả mình muốn bằng những từ ngữ đơn giản. Aqua biến ý định đó thành một kế hoạch, cho bạn xem và chỉ bắt đầu làm việc khi bạn đã hài lòng với nó. Đối với những công việc khó hơn, Aqua sẽ đề xuất thành viên chuyên trách phù hợp nhất trong đội ngũ và giao phó nhiệm vụ (chúng tôi sẽ nói thêm về điều này trong bài viết sau). Từ đó, Aqua và đội ngũ sẽ chạy dự án cho đến khi hoàn thành, thực hiện các bước không cần đến bạn và hỏi ý kiến bạn ở những bước cần thiết.

Cách tôi đã sử dụng nó vào tháng trước

Tôi cần tập hợp các tuyên bố tầm nhìn, bài thuyết trình gọi vốn, tài liệu kỹ thuật và chiến lược thương hiệu của cả một năm vào một trang duy nhất để tham khảo. Cách làm cũ của việc này là hàng tuần trời với những tab trình duyệt đang làm dở, hoặc trả cho một người làm sổ sách hàng trăm đô la một giờ. Thay vào đó, đây là cách mọi việc đã diễn ra.

1. Tôi mô tả đích đến. Không phải các bước, chỉ là thứ tôi muốn có được cuối cùng, và nó dành cho ai: “Một trang duy nhất chứa tất cả tài liệu của công ty Aquarius mà các thành viên trong nhóm có thể truy cập để tham khảo sau này.”
2. Aqua phác thảo kế hoạch. Các giai đoạn, nhiệm vụ và những điểm cần tôi đưa ra quyết định. Khi chúng tôi làm việc cùng nhau, kế hoạch tự động cập nhật với những nhu cầu và mục tiêu mới.
3. Aqua thực thi nó. Việc sắp xếp ổ đĩa chung tự động diễn ra. Trang web có thể chia sẻ được phác thảo. Nếu Aqua cần ý kiến của tôi cho một bước cụ thể, nó sẽ báo cho tôi biết để tôi có thể nhập vào bản đồ Dự án.
4. Tôi phê duyệt những phần được gửi ra ngoài. Mọi thứ nội bộ, nó cứ thế làm. Mọi thứ liên quan đến người khác đều chờ sự đồng ý của tôi. Khi đến lúc chia sẻ, tôi có thể thêm nhóm của chúng tôi vào trang web tùy chỉnh.

Với Aqua, tôi biết mình có một người cộng sự kinh doanh đáng tin cậy có thể tự mình theo kịp tiến độ. Toàn bộ dự án không còn nằm kẹt trong đầu tôi giữa các phiên làm việc nữa. Tôi có thể gập laptop lại và kế hoạch vẫn ở đó, vẫn tiếp tục tiến triển ở những phần không cần tôi, và vẫn chờ đợi ở những phần cần đến tôi.

“Tôi không còn phải làm người quản lý chương trình cho chính danh sách việc cần làm của mình nữa. Đó là cả một công việc mà tôi không hề biết là mình đang làm.”

Giao phó công việc thực sự

Một Dự án có thể bao gồm công việc thực tế trong thế giới thực, và quy tắc bất di bất dịch từ bài viết đầu tiên vẫn được áp dụng mà không có ngoại lệ. Aqua tự do đọc, phác thảo và nghiên cứu. Không có gì được gửi cho người khác, không email, không biểu mẫu, không đặt chỗ, cho đến khi bạn phê duyệt nó. Sau đó, người thật có thể trả lời Aqua qua email, cũng như tải lên các tài liệu, hóa đơn hoặc biên lai mà Aqua có thể đọc được. Aqua sẽ cập nhật bản đồ Dự án của bạn với câu trả lời thực tế và bạn có thể xem các tài liệu hỗ trợ để xác minh.

Trí tuệ cho doanh nghiệp của bạn

Playbook là lý do tại sao một Dự án không bắt đầu từ con số không. Bởi vì Aqua đã nắm được cách bạn viết, nhân sự của bạn là ai và cách bạn vận hành, nên kế hoạch mà nó phác thảo trông giống hệt như kế hoạch của bạn. Playbook chỉ cho Aqua con đường phải đi. Còn Dự án là lúc Aqua đồng hành cùng bạn trên chặng đường đó.

Đó là hai trong số ba phần. Tiếp theo, chúng tôi sẽ cho bạn thấy Connectors (Trình kết nối), cách Aqua tiếp cận các công cụ bạn đang sử dụng, để tất cả những điều này diễn ra ngay tại nơi doanh nghiệp của bạn đang hoạt động.

---

Bài tiếp theo trong loạt bài Phần 3 — Connectors: cách Aqua kết nối với các công cụ bạn đang sử dụng.

Aquarius · peopleaquarius.com